Política de Privacidad

POLÍTICA DE PRIVACIDAD

Políticas de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales de Ai Talent S.A.S.

Synergy and Talent S.A.S. (en adelante “Ai Talent”), identificada con NIT 901.625.472-4, en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, y especialmente lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que regulen la materia, ha adoptado el presente Manual de Políticas de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales (en adelante “Manual”) en el que se encuentran los lineamientos corporativos y legales mediante los cuales Ai Talent garantiza el correcto tratamiento de los datos personales que, en virtud de la autorización dada por el titular de los datos, recolecta de sus clientes, proveedores, candidatos de trabajo, empleados o cualquier otra persona que por virtud de su relación contractual o comercial con Ai Talent suministre o haya suministrado sus datos personales, respecto de los cuales Ai Talent actúa como responsable o encargado de su tratamiento de conformidad con lo dispuesto en el Manual y las leyes que regulan la materia.

Ai Talent no realiza tratamiento alguno de información personal de terceros sin que exista autorización por parte del titular de la misma, mediante su consentimiento previo y expreso.

El presente Manual contiene los lineamientos legales y corporativos bajo los cuales Ai Talent realiza el tratamiento de los datos, la finalidad, los derechos como titular, así como los procedimientos internos y externos para el ejercicio de tales derechos.

Definiciones

Para la interpretación y definición del alcance y sentido del presente manual, se adoptan las siguientes definiciones, de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 o las demás normas que complementen o sustituyan:

Titular: Persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento, sea cliente, proveedor, empleado, o cualquier tercero que por su relación comercial o jurídica, suministre datos personales a Ai Talent.
Autorización: Es el consentimiento previo, expreso e informado del titular para que se lleve a cabo el Tratamiento de sus datos personales.
Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Público: Aquel calificado como tal por la Ley. Se consideran públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y su calidad de comerciante o servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. Para efectos de este manual, Ai Talent será responsable de los datos que recolecta directamente, toda vez que esta empresa decide sobre el tratamiento de los datos que se encuentran almacenados en sus bases de datos.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable de los datos. Son encargados del tratamiento todas las personas que realicen el tratamiento de datos por cuenta de Ai Talent, tales como los operadores necesarios para el cumplimiento de sus servicios entre los que se pueden encontrar, pero sin limitarse a consultores, contratistas, investigadores, asesores y compañías aliadas. Ai Talent actuará como encargada de los datos en los casos en que terceros, responsables del tratamiento, le transfieran la información para que realice un fin específico.

Para la comprensión y entendimiento de las demás definiciones que no se encuentran contenidas en este manual, favor remitirse a las definiciones establecidas por las leyes sobre la materia, especialmente las contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que complementen o sustituyan.

Finalidad del Tratamiento de los Datos

Ai Talent recolecta, almacena, usa, circula, suprime información o realiza operaciones relacionadas con los datos personales de los titulares, con el fin de prestar los servicios y desarrollar las actividades contempladas en el objeto social y el reglamento de prestación de servicios de la compañía, y en especial para las siguientes finalidades:

Clientes: Los datos personales de los clientes de Ai Talent son tratados con la finalidad de poder prestar los servicios contratados, así como para informarles sobre las actividades, novedades y noticias relacionadas con Ai Talent y mantenerlos actualizados en asuntos que puedan ser de su interés.
Proveedores: Los datos personales de los proveedores son tratados con el fin de que Ai Talent pueda contactar y contratar con proveedores de productos o servicios necesarios para el funcionamiento de la compañía, así como para informarles sobre las actividades, novedades y noticias relacionadas con Ai Talent y mantenerlos actualizados en asuntos que puedan ser de su interés.
Candidatos de trabajo: Ai Talent realiza el tratamiento de los datos de los candidatos de trabajo con el fin de adelantar procesos de selección de personal y contratación de personal para sus clientes o para su vinculación como empleados de Ai Talent.
Empleados: El tratamiento de los datos de los empleados por parte de Ai Talent se realiza con fines relacionados a su vinculación, ejecución y terminación de la relación laboral.

Derechos de los Titulares

Los titulares que suministren datos personales a Ai Talent tendrán los derechos establecidos en la Constitución Política de Colombia y las demás normas que regulen la materia y en particular los que se describen a continuación, los cuales deberán ser ejercidos de acuerdo con las políticas de tratamiento de datos de Ai Talent.

Conocer, actualizar y rectificar los datos personales suministrados a Ai Talent o los encargados del tratamiento de los datos, en caso de ser aplicable.
Solicitar a Ai Talent la corrección o supresión de datos personales que haya suministrado y que reposen en las bases de datos de Ai Talent.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a Ai Talent para el tratamiento de los datos personales, salvo los casos en que por ley dicha autorización no sea requerida para el tratamiento de datos personales.
Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que Ai Talent o los encargados de datos personales haya dado a los datos suministrados.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Revocar la autorización otorgada a Ai Talent o solicitar la supresión de los datos suministrados cuando en su tratamiento no se hayan respetado los derechos, principios y garantías constitucionales y legales.
Acceder de forma gratuita a los datos personales que haya suministrado y sean objeto de tratamiento por parte de Ai Talent.
Ser informado por Ai Talent respecto a cuáles de los datos que van a ser tratados, corresponden a datos sensibles y cuál va a ser la finalidad de su tratamiento.

Procedimiento para el Ejercicio de los Derechos del Titular

Para el ejercicio de los derechos de los titulares de datos personales, reconocidos en este manual o en las normas aplicables sobre la materia, se deberá seguir el presente procedimiento:

El área responsable de dar respuesta a las consultas, solicitudes o reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales será el área de servicio al cliente de Ai Talent.
Los titulares podrán consultar, por cualquiera de los medios facilitados por Ai Talent, cualquier información relacionada con los datos personales suministrados y su tratamiento, siempre y cuando los mismos reposen en las bases de datos de Ai Talent.
Para ejercer sus derechos, los titulares podrán realizar consultas o presentar reclamos relacionados con sus datos personales, mediante escrito enviado al correo electrónico operaciones@aitalent.com.co o comunicación dirigida a las oficinas de Ai Talent ubicadas en la dirección registrada de la empresa o comunicándose al teléfono 3204474501, de lunes a viernes en horario de 7:30 am a 12:30 pm y de 1:30 pm a 5:30 pm, identificando claramente el nombre del titular, número de identificación y datos de contacto.
Las consultas y/o reclamos serán atendidos por Ai Talent en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de su recibo. En caso de que las mismas no pudieran ser resueltas en dicho plazo, se informará al titular al respecto y se establecerá un término adicional para atender la consulta, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
En caso de que la solicitud del titular esté relacionada con la supresión de los datos personales suministrados y/o la revocatoria de la autorización, se deberá indicar con claridad si se requiere la eliminación total o parcial de los datos suministrados. En este sentido, Ai Talent procederá a suprimir los datos requeridos, salvo las excepciones en las que por mandato legal o contractual Ai Talent deba mantener dicha información en sus bases de datos.
En el evento que la solicitud, consulta o reclamo se presenten incompletos o con fallas, Ai Talent requerirá al titular de los datos o la persona que haya realizado la solicitud, para que en un término de cinco (5) días, subsane las fallas encontradas. Si transcurridos dos (2) meses no se presenta la información solicitada, se entenderá que el titular ha desistido del reclamo o solicitud.
Las consultas, solicitudes y reclamos relacionados con los derechos de los titulares de datos personales conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, son gratuitos para el titular de la información.

Seguridad de la Información

Ai Talent ha implementado políticas, procedimientos y controles internos tendientes a garantizar la seguridad de la información y la protección de los datos personales de los titulares que se encuentren en sus bases de datos. Los empleados, contratistas y terceros que tengan acceso a la información personal recolectada por Ai Talent están obligados a garantizar la confidencialidad y el adecuado tratamiento de la misma, conforme a los principios y obligaciones establecidas en la normativa aplicable.

Vigencia y Actualización del Manual

El presente Manual rige a partir del 30 de junio de 2022 y podrá ser modificado por Ai Talent, de conformidad con las normas aplicables o en el evento que se presenten cambios sustanciales en las políticas de tratamiento de datos personales, los cuales serán informados oportunamente a los titulares de la información.

Este manual estará disponible en todo momento para consulta en las instalaciones y en la página web de Ai Talent.